Styrelsemöten

Här lägger vi ut referat från våra styrelsemöten. Av integritetsskäl så publicerar vi inte uppgifter om eller beslut som berör enskilda medlemmar i samfälligheten. Fullständiga protokoll förs dock vid mötena och arkiveras. Dessa finns tillgängliga för samfällighetens revisorer att granska.

Referat från styrelsemöten under innevarande verksamhetsår:

2024-09-07

• Ny information publiceras på hemsidan rörande diken, styrdokument GOG, föreningens entreprenörers löpande arbete
• Styrelsen ser över möjligheten att lägga till en auto-reply på mejl som skickas till styrelsen
• Höstens städdag planerades

2024-08-03

• Gemensamt möte med GOG (grönområdesgruppen) om nya rutiner
  
• Styrdokumentet för grönområdena ska revideras och åter läggas ut på hemsidan
• Ägaren till den sjunkna motorbåten har kontaktats och uppmanats att forsla bort den inom en månad. Om det inte sker kommer styrelsen att vidta ytterligare åtgärder
  
• Välkomst-broschyren (information om området) har uppdaterats och är distribuerad på hemsida och en papperskopia kommer inom kort distribueras i samtliga brevlådor i området
  
• Information kommer att läggas ut på hemsidan om rutiner för underhåll av diken utanför egen tomt samt rutiner vid önskemål om nedtagning av sly utanför egen tomtgräns
  
• Information kommer att läggas ut om vilka underhåll som sker löpande i området av externa entreprenörer

Referat från styrelsemöten under tidigare verksamhetsår:

2022-05-07

• Uppföljning av städdag 2022-05-07: Kvarstående uppgifter från arbetsdagen noterades.
• Underhåll efter vintersäsong: Spången till flytbryggan har under vintersäsongen brutits sönder av is. Offerter tas in på ny spång, åtta meter, samt offerter på två nya badstegar. Ett farthinder är trasigt och styrelsen kompletterar upp med ett extra vid infart Nötviksvägen där grusvägen startar. två nya farthinder köps in. 
• Proposition från styrelsen: Styrelsen kommer föreslå samfällighetsföreningen att höja avgiften med 250 kr/år, samt att föreslå driftsunderhåll från extern entrepenör av grönområden om 30 000 kr/år. Styrelsen föreslår det första året görs en extra satsning upp till 40 000 kr taget ur befintliga medel.
  
• Förberedelser för stämma 11 juni 2022, kl. 11.00 bouleplan: Allt material - kallelse, debiteringslängd, inkomststat, styrelsen budgetproposition, motioner sammanställs av styrelsen och distribueras i brevlådorna. 

2022-04-05

• Vattenfall - elarbeten från ställverk till Sommarängen: Efter elmatarkabel-byte till Sommarängen/Sotarvägen beslutade styrelsen att ängsblomster sås där man grävt upp för att lägga ner nya kabeln.  
• IP Only: IP Only kommer att gräva och ansluta tre nya fastigheter under året. 
• Snökäppar : Styrelsen beslutade att köpa in rörfundament till kommande vintersäsong där snökäppar kan förankras stadigt. Vintern som var satt käpparna väldigt dåligt. 
• Vägtrummor Sommarängen/Sotarvägen: En entreprenör är kontaktad och offert på nedgrävning av nya vägtrummor inväntas. 
• En entreprenör bokas upp för möte med delar av styrelsen för att gå igenom kommande arbeten i grönområdena i Brantbacken-Nötviken för att kunna ta fram underlag till ett förslag om lägga ut skötsel på grönområdena på entreprenör för att presenteras till årsmötet. 
• Arbetsdag 7 maj: Arbetsuppgifter för dagen gicks igenom och fördelades ut på ansvariga styrelseledamöter.

2021-11-05

• Vägtrummor Sommarängen/Sotarvägen: Offert tas in på två nya vägtrummor i plast vid Sotarvägen/Sommarängen.
• Efter att styrelsen besiktigat allmänningen efter nedtagning av ett träd på samfälld mark fanns inget att anmärka på. 
• Förberedelse vinter: Styrelsen kontaktar entreprenör för att säkerställa kommande säsong av vinterunderhåll i NBS. Styrelsen ser över att sand finns i sandlåda vid brevlådorna. 
• Skyltar: Informationsskyltar beslutades att beställas. 
• Nytt möte bokas för att gå igenom GOG:s dokumentation.   

2021-09-05

• Återställning av rotvältor: Rotvältor kommer att återställas under september/oktober - tillägg med tre döda träd tillkommer. 
• Vägtrummor Sommarängen/Sotarvägen: Offert tas in på två nya vägtrummor i plast vid Sotarvägen/Sommarängen. 
• Ekonomi: NBS inväntar medlemmarnas årsavgift som förfaller i slutet av september. 
• Arbetsdag: Arbetsuppgifter för kommande arbetsdag gicks igenom och fördelades ut på ansvariga styrelseledamöter. 
• Grönområdesgruppen (GOG): Dokument från GOG gicks igenom och kommenterades.  

2021-08-12

• Ängar & återställning av rotvältor: Klippning av ängar är beställt samt akut återställning av rotvältor vid stigen Sommarängen ner mot bad. 
• Tre till styrelsen inkomna mail från medlemmar besvarades,
• Nytt farthinder inköps då ett farthinder är sönderkört. 
• Två skyltar likt den som sitter uppe vid Trappvägen och hänvisar hundar till separat bad och att hundar skall hållas kopplade sätts upp vid badstigen Sommarängen samt vid stig från Nötviksvägen.
• Inför städdag september 2021: Styrelsen kontaktar GOG inför styrelsemöte 5 september för att rådgöra om höstens prioriterade städdagsuppgifter. 
• Väg- och dikesarbete Nötviksvägen: Ny vägtrumma är nedgrävd från fotbollsängen över till bouleplan för avrinning. 

2021-06-20

• Årsmötesprotokoll från årets stämma samt debiteringslängd är signerat och godkänt.
• Klippning av ängar är beställt och utförs efter midsommar.
• Badbryggan: första delen av badbryggan har sjunkit ner i sanden och ligger lågt och oftast under vatten. Styrelsen beslutade att inhandla plattor för att palla upp bryggan.
• Debiteringslängden: En rutin för debitering diskuterades.
• Arbetsdagar och styrelsemöten 2021/2022: Möteskalender för 2021/202 skickas via mail till samtliga i styrelsen för godkännande och där efter kommuniceras ut på Nötviken-Brantbackens hemsida.
  

2021-06-02

• Beredning av den motion som inkommit inför årsmötet

2021-05-10

• Återkoppling efter arbetsdagen som hölls med god uppslutning
• Förberedelse av kallelse och dokument inför årsmötet

2021-04-18

• Genomgång av åtgärder som behöver göras på arbetsdagen
• Förberedelser inför årsmötet
• Styrelsen beslutade att ta in entrepenör som tar hand om stubbarna som blivit kvar efter stormen Alfrida längs med stigen från Sommarängen till badet

2020-11-15 Möte Nr 5 2020/21

• DKRs nya avtal är signerat och i drift.
• Konstaterades att alla avgifter från samfällighetens medlemmar är inbetalda i tid.  
  
• Arbetsdagen i september följdes åter upp, med avseende på öppna frågor.
• Vinterväghållningen 2020/2021 kommer skötas av samme entreprenör som tidigare år. Förbesiktning inför kommande säsong bokas upp av styrelsen.   
  
• Styrelsen beslutade att betala ut kostnadsersättning till de medlemmar som klippt samfällighetens gräsytor med egna maskiner och eget drivmedel. 
  

2020-10-18 Möte Nr 4 2020/21

• DKR höjer sin årsavgift från och med 2021. Styrelsen beslutade att ändå fortsätta anlita DKR för den ekonomiska förvaltningen av NBS.  
  
• Arbetsdagen i september följdes upp.

2020-09-06 Möte Nr 3 2020/21

• Länsförsäkringar Bank har nu godkänt de nya användarna till NBS bankkonton. Betalningar har genomförts och det fungerar som det ska.

• Farthinder har köpts in. Kostnaden om 7 936 kr är inom budget.

• Klippning av ängarna är genomförd. Kostnaden uppgår till 4 250 kronor.

• Tjänsten för utskick av gruppmail finns tillgänglig, men har inte testats skarpt ännu.

• Konstaterades att skrivelse angående parkering på samfälld mark ännu inte gjorts. Kvarstår och hanteras av ordföranden.

• Ekoplugg har köpts in och satts i aspstubbarna vid fotbollsplanen. 

• Styrelsen diskuterade röjning av sly som gjorts av enskilda medlemmar på samfälld mark. På senare år har ett antal områden röjts inom samfälligheten (såväl på arbetsdagar som på egna initiativ), vilket ökat arbetsbelastningen på arbetsdagarna då ytorna fortsatt ska hållas öppna. Även nedtagning av befarat farliga träd diskuterades. Det konstaterades att det saknats en fungerande process för beslut, vilket lett till oklarheter om när och av vem tillåtelse har givits att ta ned träd och att röja sly på privat initiativ. Styrelsen beslutade att alla förfrågningar om att ta ned träd och rensa sly med mera skall tillställas styrelsen skriftligt och att besluten skall dokumenteras.   

• Höstens arbetsdag planerades. Mot bakgrund av att samfällighetens ansvarsförsäkring via REV (Riksförbundet enskilda Vägar) inte täcker arbete med motorsåg konstaterade styrelsen att sådant arbete inte längre får förekomma. Vid behov av nedtagning av större träd skall en ansvarsförsäkrad entreprenör tas in. En flismaskin skall bokas till arbetsdagen och Gunnars allservice tas in för att ta ned några träd.

2020-07-26 Möte Nr 2 2020/21

• Dokumentation från Bryggföreningen har inkommit - "Riktlinjer för Brygg-gruppen"

• Gräsklippning av bad och fotboll/boule/stig - ser ut att fungera bättre och till kommande utskick 2021 förtydligas ansvaret och vikten av att byta vecka om man har/får förhinder

• Nya konstituerade styrelsesammansättningen är inskickad till Länsstyrelsen

• NBS förfrågan om hastighetssänkning vid avfart/påfart vid E18 till Länsstyrelsen har besvarats med Beteckning 2581-41127-2020 - Länsstyrelsen bedömer om ett ärende skall inledas. NBS avvaktar vidare information.

• Gunnars Allservice har utfört beställt arbete i grönområdet enligt GOG.

• F d ordföranden arbetar med att styra om Länsförsäkringar Bank till ordförande och kassör.

• Debiteringsunderlag för NBS är insänt till DKF.

• Farthinder och kantstolpar - offert från Hyltebruks Skylt AB accepteras och beställs. 

•  Klippning av ängar utförs i början av augusti.

• GOG - arbetsdag: Styrelsen skall med representant vara sammankallande i GOG, förslagsvis möte 4 ggr/år. Förslag från GOG till arbetsdagen tas fram tills nästa styrelsemöte den 6 sept.  GOG´s protokoll kan revideras då arbete utförts av Gunnars Allservice så som rensning av träd vid trapp vid Trappvägen, rensning av träd vid fotbollsplan samt rensning av träd vid badstig vid Sommarängen. Där till är även alla rishögar borttagna. Ytterligare två styrelseledamöter anmälde sig till gruppen. 

• "Get a newsletter" är uppstartat- vid utskick till medlemmar så är det ett nytt forum för de mail som studsar. Tre ledamöter blir användare i första steget.

• Inkommande mail till styrelsen - delas i Teams och besvaras av styrelsen gemensamt genom ordförande. Övriga styrelsemedlemmar kopieras in i all mailkorrespondens.

• Arkivera, mappa upp och dokumentera mail i Teams. 

• Tre fastigheter har breddat sin infart och anlagt p-platser som går ut mot väg. Vid åtgärder mot väg måste styrelsen kontaktas, eventuella fel och åtgärder med avrinning och vid snöröjning meddelas fastighetsägarna. Allmän info om uppställning och p-plats på samfälld mark informeras medlemmarna.
  

• Styrelsen besvarar fråga via mail från medlem, inkommet den 11/7 2020, om att anlägga bastu vid sjön med att det är ett årsmötesbeslut och får motioneras och ses över med bygglov. Utanför samfällighetens mark är möjligt, men tveksamt att det är möjligt på samfälld mark.

• NBS ansvarsförsäkring utreds och vad som gäller vid stormfällning av träd över enskild fastighet

• Dikes- och vattenavrinning på Sommarängen fungerar dåligt, Ordföranden tittar på problematiken.

• Gallring av grenar på granen vid en tomt får utföras för bättre sikt då det är en fara med lekande barn i en vägkorsning.

• Ekoplugg inköps till aspstubbarna vid fotbollsplan.

• En ledamot donerar en sopborste till badet och märker den med NBS 

2020-06-14 Möte Nr 1 2020/21

• Årsmötet gicks igenom. 
• Noterades att dokumentation från bryggföreningen kommer att inkomma. 
• Konstaterades vidare att klippningen av fotbollsplanen och ängen vid badet inte fungerar tillfredsställande.
• Kalendarium för det kommande verksamhetsåret fastställs. Läggs ut på hemsidan.
• F d ordförande deltog vid mötet. Han kommer att bistå så att bankförbindelserna överförs till den tillträdande kassören, ordföranden samt en ytterligare ledamot. Bankkontona kommer att tecknas två i förening. F d ordföranden bistår styrelsen tills detta är överfört.

• F d ordföranden kommer att avsluta sina påbörjade uppdrag - så som att kontakta Trafikverket om sänkt hastighet vid utfart från området till E18, signerar NCCs nöjdhetsförklaring när Rådmansö Schakt återställt med grus efter den omlagda och asfalterade infartsvägen. 

• F d ordföranden kommer även att slutföra uppdraget med nedtagning av uppmärkta träd och bortforsling av rishögar enligt GOG´s (Grönområdesgruppen) framtagna arbetsdokument där styrelsen prioriterat årets insats efter årsmötets godkända budget. 

2020-06-07 Möte nr 7 2019/20

• Beslutades att NBS ska ha en gemensam plattform för att lagra och dela filer och arbetsmaterial. 
• Ekonomin genomgicks av t f kassören. 
• Förslag till budget för 2020/21 föredrogs av t f kassören. Styrelsen beslutade godkänna detta. 
• Diskuterades arvoden för funktionärer i samfälligheten. Styrelsen beslutade att föreslå för årsmötet att samma nivåer som i år skall bibehållas.
• Valberedningens förslag till funktionärer (styrelse samt revisorer) lästes upp av ordföranden. styrelsen beslutade att stödja förslaget. 
• Frågan om återställande av infartsvägen diskuterades.  Styrelsen beslutade att nuvarande ordförande får i uppdrag att underteckna nöjdförklaringen till NCC när återställandet är helt färdigt.
• Ordföranden har varit i kontakt med en entreprenör om nedtagning av träd, i enlighet med förslag från Grönområdesgruppen. Kostnaden beräknas bli 40 000 kronor och hanteras inom budgeten. 
• Ordföranden uppdrogs även kontrollera vilka försäkringar samfälligheten har. 
• Styrelsen beslutade att det traditionella midsommarfirandet vid badet ställs in i år, motbakgrund av pandemin. 
• Styrelsen informerades om att ny sand har levererats till badet.
• Diskuterades en inkommen förfrågan från en medlem angående fällning av träd som står nära en elledning. Styrelsen konstaterade att ansvaret ligger på Vattenfall och att förfrågan i stället skall riktas till dem. 

2020-04-26 Möte nr 6 2019/20

• Då kassören har lämnat styrelsen beslutades att ordföranden hanterar ekonomifrågorna så som tillförordnad.

• Tillförordnade kassören redogjorde för ekonomin, vilken får anses vara god. En budget tas fram för nästa verksamhetsår. 

• Styrelsen gick igenom grönområdesgruppen förslag på åtgärdsprogram och beslutade att godkänna följande frågeställningar som grönområdesgruppen ställt till styrelsen:
  1) Grönområdesgruppen skall vara rådgivande och styrelsen skall vara beslutande. 2)  Grönområdesgruppen skall på årsmötet redogöra för hur de vill arbeta samt få årsmötets godkännande för det. 3) Styrelsen godkänner gruppens sammansättning.

• En klipplista har upprättats för sommaren och bensin har köpts in till gräsklipparna.

• Styrelsen beslutade att ställa in vårens arbetsdag på grund av pandemin. Nödvändiga uppgifter får utföras på frivillig basis. Någon deposition tas inte ut för arbetsdagen.

• NBS har fått en intäkt från Vattenfall om 2 667 kronor för kabeldragningen till pumpen vid gångtunneln via samfälligheten.

• NBS har fått en intäkt på 3 311 kr från Skogsällskapet för träd som togs efter stormen Alfrida.

• Status för val av ledamöter till styrelsen vid årsmötet gicks igenom.

• NBS har fått ytterligare en roddbåt som gåva.

• Styrelsen beslutade att köpa in sand till badet.

• Behovet av en plattform för att kunna lagra och dela dokument inom NBS diskuterades. Frågan kommer att utredas vidare.

2020-02-07 Möte nr 5 2019/20

• Informerades om att kassören har lämnat sitt uppdrag i styrelsen. En interimslösning diskuterades.

2019-11-17 Möte nr 4 2019/20